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ServicioAutomatización de procesos
Hay trabajo en tu empresa que no necesita a una persona: copiar datos de un sitio a otro, generar el mismo documento cada semana, avisar de que algo ha llegado. Lo identificamos, lo montamos para que se ejecute solo y lo dejamos funcionando.
Cómo funciona hoy
Alguien abre el correo y copia los datos al programa
Se genera el documento a mano, uno por uno
Se avisa al compañero por WhatsApp cuando toca
Cómo funciona después
El dato entra y se registra solo, sin teclear
El documento se genera y se archiva automáticamente
El aviso sale en el momento exacto, siempre
El coste no está en la tarea, está en repetirla
Doce minutos no son nada. Doce minutos, ocho veces al día, doscientos veinte días al año, son cinco semanas de trabajo.
Las tareas repetitivas se cuelan en la operativa sin que nadie las decida. Empiezan como un apaño temporal, se convierten en costumbre y acaban siendo el trabajo de alguien. Nadie las cuestiona porque cada una, por separado, parece insignificante.
El problema aparece cuando esa persona se pone enferma, se va de vacaciones o deja la empresa. Ahí se descubre que medio proceso vivía en su cabeza.
Qué automatizamos, en concreto
No son módulos cerrados. Se combinan según lo que salga de la auditoría.
Captura de datos
Lo que llega por correo, formulario web, PDF o mensaje se lee, se interpreta y se registra en el programa que corresponda, sin que nadie teclee nada.
Traspaso entre programas
El dato que entra en un sitio aparece en el resto sin intervención. Se acaba el copiar y pegar entre el CRM, la facturación y la hoja de cálculo.
Generación de documentos
Presupuestos, contratos, albaranes, partes de trabajo o informes que se crean solos con los datos ya existentes y se archivan donde toca.
Avisos y aprobaciones
El circuito avisa a quien tiene que aprobar, espera su respuesta y continúa. Queda registro de quién aprobó qué y cuándo.
Control de estados
Cada expediente, pedido o cliente sabe en qué punto está. Si algo se queda parado más de lo normal, salta un aviso.
Informes automáticos
El resumen que alguien monta a mano cada lunes se genera solo y llega al correo de quien lo necesita.
Tres situaciones que nos encontramos a menudo
Cambian el sector y los nombres, pero el patrón se repite.
Pedidos que entran por correo
Cada pedido llega en un correo con formato distinto y alguien lo pasa al ERP a mano. Automatizado, se leen, se registran y el almacén recibe el aviso en el momento. Los errores de transcripción desaparecen.
Alta de cliente nuevo
Dar de alta a un cliente toca cuatro programas y treinta minutos. Automatizado, se rellena una vez y el resto se propaga solo, incluida la carpeta de documentación y el aviso al responsable.
Matrículas y certificados
Cada matrícula genera correo de bienvenida, alta en plataforma y certificado al terminar, todo manual. Automatizado, el circuito completo se ejecuta solo y el equipo se dedica a los alumnos.
De la auditoría al proceso funcionando
Trabajamos sobre lo que ya ha salido priorizado en la auditoría.
Diseño del circuito
Dibujamos el proceso automatizado paso a paso y lo validamos contigo antes de tocar nada. Aquí se decide qué se automatiza y qué sigue pasando por una persona.
Construcción
Montamos el flujo sobre tus herramientas actuales, sin código y sin migrar datos. No hay que cambiar de programa ni instalar nada nuevo.
Pruebas en paralelo
Durante unos días el proceso automático convive con el manual y se comparan los resultados. Solo se apaga el manual cuando cuadra.
Puesta en marcha y formación
Se activa, formamos al equipo y entregamos la documentación del flujo para que no dependáis de nosotros para entender cómo funciona.
Funciona con lo que ya tienes
Automatizamos encima de tus programas actuales. Si algo no tiene conexión directa, buscamos la vía alternativa.
Dudas sobre este servicio
Si tu duda no está aquí, escríbenos y te respondemos en menos de 24 horas.
¿Tengo que cambiar de programas?
¿Qué pasa si el proceso cambia dentro de seis meses?
¿Perdemos el control de lo que pasa?
¿Esto sustituye a personas?
Antes de implantar, medimos
La automatización se decide con datos, no con intuición. La auditoría dice qué proceso te está costando más y en cuánto tiempo se paga automatizarlo.